Workflows

Un workflow es un flujo de trabajo automático: un disparador (algo que pasa en la tienda o un horario) y una serie de acciones que corren solas, en orden. Sirve para lo que hoy haces a mano cada vez: avisar, escribir un correo, crear una tarea, pasarle los datos a otro sistema.

Algunos ejemplos:

• Resumen de cada mañana: a las 8:00, las ventas de ayer y lo pendiente del día, en la campana y por correo.
• Pedido grande: cuando entra un pedido de más de $ 1.000.000, crear una tarea de revisión para bodega y avisar a gerencia.
• Bienvenida: cuando se registra un cliente, enviarle un correo de bienvenida.
• Reseña mala: cuando llega una reseña de menos de 3 estrellas, crear una tarea urgente para atención al cliente.

Crear un workflow

1. Ve a Tecnología › Workflows › Workflows y selecciona Nuevo workflow.
2. Escribe un Nombre y, si quieres, para qué sirve.
3. Elige el disparador: Cuando pase algo o En un horario.
4. Agrega las acciones con los botones de abajo. Ordénalas con las flechas.
5. Selecciona Guardar.

Disparadores

Cuando pase algo

Se dispara con los mismos eventos de las notificaciones (pedidos, stock, reseñas, clientes, prospectos, mensajes y órdenes de compra), y admite las mismas condiciones. Ver Eventos y Condiciones.

En un horario (tareas programadas)

La hora es la de Colombia. La tarjeta del workflow muestra cuándo toca la próxima ejecución.

Un workflow programado trae un resumen del negocio calculado en ese momento, para usarlo como variables:

Acciones

Un workflow admite hasta 10 acciones. Corren en el orden de la lista y una que falla no detiene a las demás: si el webhook no responde, la notificación y el correo salen igual, y el error queda en el historial.

Notificar

Deja una notificación en la campana de las personas que elijas, igual que una regla de notificación: destinatarios, título, mensaje, tipo de aviso y la opción de enviarla también por correo.

Enviar un correo

• Para: personas del equipo (con los mismos destinatarios), el cliente del evento (en eventos que traen su correo, como pedidos o clientes nuevos) o una dirección fija.
• Asunto y Mensaje, con variables. Deja una línea en blanco para separar párrafos.

El correo sale con el diseño y el remitente de los correos de tu tienda.

Crear una tarea

Crea una tarea en el tablero principal de Operación › Tableros con título, descripción, responsable, prioridad y fecha límite (vence en un número de días desde que corre el workflow). Si no eliges responsable, queda sin asignar.

Llamar a un webhook

Envía los datos del disparador a otro sistema (Zapier, Make, n8n o tu propio servidor) con un POST en formato JSON:

{
  "automatizacion": "Pedido grande",
  "evento": "pedido.creado",
  "prueba": false,
  "datos": { "pedido": { "id": "ORD-…", "cliente": "Laura Mejía", "total": 1250000 } }
}

• La dirección tiene que ser https y pública.
• Se espera hasta 8 segundos; si no responde o responde con error, queda anotado en el historial.
• En las pruebas, prueba llega en true: úsalo para no procesarlas como reales.

Probar un workflow

Probar corre el workflow en ese momento: con datos de ejemplo si es de evento, o con el resumen real de hoy si es programado. Todo lo que avisa te llega solo a ti: las notificaciones y los correos van a tu cuenta, las tareas se crean con [Prueba] al inicio y el webhook recibe "prueba": true.

Pausar, editar, eliminar e historial

Funcionan igual que en las reglas de notificación. La tarjeta de cada workflow muestra cuántas veces corrió, cuántas con errores, la última vez y, si es programado, la próxima.

Workflows incluidos

• Resumen de cada mañana (activo): todos los días a las 8:00 avisa a los administradores cómo cerraron las ventas de ayer y qué hay pendiente.
• Pedido grande: revisarlo antes de despachar (pausado): cuando entra un pedido de más de $ 1.000.000, crea una tarea de revisión y avisa a los administradores, también por correo. Actívalo o ajústale el monto.

Relacionado

• Notificaciones
• Tableros
• Roles y permisos