Órdenes de compra

Órdenes reúne todo lo que le pides a tus proveedores. Una orden está en proceso desde que la creas hasta que llega a tu bodega; al recibirla anotas lo que de verdad llegó y decides si entra de una vez al inventario.

Estados de una orden

Las pestañas En proceso, Recibida, Cancelada y Todas filtran la lista. Cada orden tiene un número consecutivo, como OC-0007, para dictárselo al proveedor.

Alertas de reposición

Arriba de la lista aparece un recuadro cuando el inventario de hoy pide reponer algo:

• Agrupa por proveedor los productos de la tienda e insumos que llegaron a su stock mínimo o se agotaron, contando lo que ya viene en camino.
• Muestra por producto: stock, en camino, mínimo, cuánto pedir (en la unidad del proveedor y en unidades de tu tienda) y el costo estimado.
• Crear orden arma la orden de ese proveedor con esas cantidades, lista para revisar y crear.
• También lista las variantes con poco stock (5 o menos) que no tienen proveedor asociado: asócialas en Productos de proveedores para poder pedirlas desde aquí.

Las reglas de cuándo salta una alerta y cuánto sugiere están en Stock mínimo y stock objetivo. En Contabilidad › Inventario también verás un aviso cuando haya productos por reponer.

Crear una orden

1. Selecciona Nueva orden (o Crear orden desde una alerta, o Nueva orden desde la tarjeta del proveedor).
2. Elige el Proveedor y a qué sede o bodega Llega.
3. Fecha esperada: si la dejas vacía, es hoy más el plazo de entrega del proveedor.
4. Agrega renglones:
   • Agregar un producto de su catálogo… trae nombre, unidad y costo del catálogo del proveedor; la cantidad arranca en su pedido mínimo.
   • Renglón libre para algo que no está en su catálogo (un flete, un servicio). No entra al inventario.
5. Ajusta Cantidad y Costo unitario si negociaste otro precio. El Total se calcula solo; si queda por debajo del pedido mínimo del proveedor, verás un aviso.
6. Escribe Notas para el proveedor o para bodega (por ejemplo, el número de la cotización) y selecciona Crear orden.

Mientras está en proceso, la orden se puede Editar (cantidades, costos, fecha, bodega). No cambia de proveedor: para eso, cancélala y crea otra.

Recibir una orden en bodega

1. Abre la orden (o selecciona Recibir en su fila).
2. En la columna Llegó, anota lo que de verdad llegó de cada renglón. Si algo no vino, déjalo en 0.
3. Decide:
   • Cargar al inventario ahora: suma lo recibido a cada variante o insumo que repone y deja un movimiento de Entrada en su bitácora con la orden como motivo (por ejemplo Orden de compra OC-0007 · Textiles del Valle). Si prefieres contarlo primero, desmárcalo.
   • Actualizar costos con los de esta orden: el costo del catálogo del proveedor, el del insumo y el costo del producto en la tienda —el que usa Contabilidad para el costo de ventas— pasan a los de esta compra. Si la unidad de compra trae varias unidades, el costo se divide entre ellas.
4. Selecciona Recibir orden.

Cargar después

Si recibiste sin cargar, la orden queda marcada Sin cargar al inventario. Cuando termines de contar, ábrela y selecciona Cargar al inventario. Solo se puede cargar una vez.

Cancelar una orden

Abre la orden en proceso, selecciona Cancelar orden y, si quieres, escribe el motivo. Lo cancelado no cuenta en los indicadores de compras.

Qué alimentan las órdenes

• Indicadores › Proveedores: compras por mes, a quién le compras, entregas a tiempo y completas, plazo real.
• Inteligencia › Proveedores y abastecimiento: plan de compras con el plazo real de cada proveedor, riesgo y tendencia de costos.
• Lo que viene en camino: las órdenes en proceso se descuentan de las alertas para no pedir dos veces lo mismo.