Contabilidad y presupuestos

Contabilidad reúne el balance de tu negocio, lo que presupuestaste y los movimientos que no pasan por la tienda. Tiene tres partes: Balance, Presupuestos y Movimientos.

Cómo se calcula el balance

Consultar el balance de un periodo

1. Ve a Contabilidad › Contabilidad.
2. En Periodo, elige Por mes o Rango de fechas (con Desde y Hasta) y selecciona Aplicar.
3. Revisa el balance: ventas, otros ingresos, gastos operativos, inversión y resultado, con el detalle de cada grupo.

Presupuestos

Un presupuesto fija lo que esperas para un periodo, para comparar contra lo que realmente pasó.

Definir un presupuesto

1. Si el periodo no tiene presupuesto, selecciona Definir presupuesto.
2. Escribe los valores esperados: Ventas, Otros ingresos (COP), Gastos operativos (COP) e Inversión.
3. Opcional: una Nota (por ejemplo Temporada de fin de año).
4. Selecciona Guardar presupuesto.

Presupuesto vs. real

Con presupuesto definido, el balance muestra cada rubro con su presupuesto, lo real y el % de ejecución, marcando en verde lo favorable (más ingreso o menos gasto) y en rojo lo desfavorable.

La meta de ventas del presupuesto también la usa Inteligencia para calcular la probabilidad de cumplirla.

Registrar movimientos

Ingresos distintos de ventas

Servicios, arriendos, intereses, venta de activos, reembolsos, aportes de socios u otros.

1. Selecciona Registrar ingreso.
2. Elige la Categoría, escribe la Descripción, el Monto (COP) y la Fecha.
3. Guarda.

Gastos operativos

Lo que cuesta mantener el negocio andando: nómina, arriendo, marketing, logística, servicios, tecnología.

1. Selecciona Registrar gasto operativo y completa categoría, descripción, monto y fecha.

Gastos de inversión

Lo que compras para que el negocio pueda más: equipos, tecnología, mobiliario, adecuaciones.

1. Selecciona Registrar gasto de inversión y completa los datos.

Para eliminar un movimiento, selecciona la papelera en su fila.

Gastos recurrentes

El arriendo, la nómina de un contratista o una suscripción se pagan siempre igual. En vez de anotarlos cada vez, créalos una sola vez y se registran solos en cada fecha.

Crear un gasto recurrente

1. Selecciona Registrar gasto operativo o Registrar gasto de inversión y completa categoría, descripción y monto.
2. Activa Se repite.
3. Elige la Frecuencia: cada semana, cada quincena (dos veces al mes), cada mes, cada 2, 3 o 6 meses, o cada año.
4. En Primer cobro, elige la fecha del primer pago. Opcional: una fecha en Termina (por ejemplo, el fin de un contrato de arriendo).
5. Selecciona Crear gasto recurrente.

Si el primer cobro es de una fecha pasada, los cobros desde esa fecha hasta hoy se registran de una vez.

La tarjeta de gastos recurrentes

Arriba de los movimientos, Gastos recurrentes muestra cuánto suman al mes y cuántos están activos, y por cada uno su frecuencia, su próximo cobro, el monto y su equivalente mensual (un gasto anual de 1.200.000 cuenta como 100.000 al mes).

• Pausar: deja de registrarse. Al reanudarlo sigue desde la próxima fecha; lo que venció mientras estaba en pausa no se cobra.
• Eliminar: deja de registrarse. Los gastos que ya se anotaron se conservan.

Cada gasto que se registró solo lleva la marca Recurrente en la lista de movimientos. Los cobros se anotan una sola vez aunque abras Contabilidad varias veces el mismo día.

Relación con otros módulos

• El estado de resultados con costo de ventas y utilidad está en Indicadores › Contabilidad. Ver Tableros de indicadores.
• La proyección de los próximos meses y el punto de equilibrio están en Inteligencia › Rentabilidad y marketing.